Dalam dunia marketing terdapat beberapa dokumen yang berperan penting untuk mendukung jalannya alur marketing. Salah satunya adalah quotation.
Quotation adalah dokumen yang melengkapi proses transaksi jual beli. Quotation merupakan satu dari banyaknya bukti transaksi yang diperuntukkan untuk mengidentifikasi transaksi jual beli.
Pada artikel berikut ini, kita akan membahas tentang apa itu quotation, komponen, jenis, manfaat, tips membuat, dan juga contohnya. Simak penjelasan lengkap berikut ini!
Pengertian Quotation
Melansir dari situs collins dictionary, quotation adalah dokumen yang memuat informasi tentang harga produk yang ditawarkan.
Sedangkan menurut situs sumup, quotation adalah dokumen yang disediakan oleh pembeli untuk menawarkan produk atau servis beserta dengan harganya dengan kondisi spesifik.
Kemudian dari situs khatabook, dapat diketahui bahwa quotation adalah dokumen yang mencantumkan harga yang disarankan oleh vendor untuk produk atau layanan mereka dan kemudian diberikan kepada calon pelanggan.
Dari ketiga pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa quotation adalah dokumen atau surat penawaran yang disediakan oleh penjual atau vendor, berisi informasi lengkap mengenai produk dan jasa yang ditawarkan dengan kondisi spesifik yang diberikan kepada calon pelanggan.
Quotation atau yang sering disebut dengan sales quotation adalah dokumen yang dikeluarkan sebelum terjadinya kesepakatan jual beli. Sales quote menginformasikan harga produk dan jasa kepada potential buyer yang sebelumnya telah memiliki komitmen untuk melakukan purchasing sesuai dengan penawaran.
Komponen Quotation
Dalam sales quote ada beberapa komponen yang harus dimuat. Berikut beberapa komponen sales quote:
1. Harga
Komponen yang penting dalam template quotation letter adalah harga. Harga yang dimuat adalah harga dari masing-masing produk dan total pesanan klien.
Sebagai tambahan, Anda juga bisa mencantumkan biaya tambahan seperti pajak, biaya tenaga kerja, dan lain sebagainya.
2. Periode Berlakunya
Tiap-tiap sales quote harus memuat expired date. Tujuan dicantumkannya tanggal kadaluarsa adalah memberikan batasan waktu kepada konsumen untuk mempertimbangkan tawaran dari seller.
3. Informasi Detail Perusahaan
Sebagai identitas dan juga penguat sales quote maka diperlukan detail informasi perusahaan mencakup:
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- E-mail perusahaan
- Nomor telepon perusahaan
- Business Registration Number
4. Informasi Detail Konsumen
Selain detail perusahaan, diperlukan pula informasi mengenai konsumen, diantaranya:
- Nama konsumen
- Alamat konsumen
- E-mail konsumen
- Nomor telepon konsumen
5. Ketentuan Pembayaran
Komponen akhir dan paling penting adalah ketentuan pembayaran. Detail pembayaran dalam sales quote harus dijelaskan secara rinci, seperti Informasi mengenai jenis pembayaran dan waktu pembayaran.
Anda juga dapat mencantumkan perkiraan timeline yang waktu yang berlaku selama proses transaksi hingga waktu dibutuhkan untuk proses pengiriman.
Jenis Quotation
Ada tiga jenis sales quote yang umum digunakan, diantaranya:
1. Estimate Quotation
Jenis ini merupakan surat penawaran yang memuat informasi berupa perkiraan harga produk dan atau servis tanpa adanya ketetapan.
Dengan sales quote jenis ini, seller bisa melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan buyer atau proyek yang sedang on-progress.
2. Fixed Price Breakdown
Fixed price breakdown adalah tipe quotation yang harganya bersifat tetap. Jadi dokumen penawaran sudah berisi estimasi harga yang sudah tidak bisa diubah lagi.
Seller bisa memakai sales quote jika memang harga yang ditetapkan sudah bersifat bulat. Sehingga pelanggan bisa langsung tahu harga pasti yang harus dibayarkan.
3. Request for Quotation
RFQ adalah surat penawaran yang dibuat oleh penjual sebagai respon atas request dari calon klien. Penjual akan membantu calon buyer menemukan penyedia yang bisa memberikan penawaran unggul berdasar request yang telah mereka buat.
Baca Juga: Pengertian Leads, Macam, dan Cara Mendatangkan Leads
Manfaat Quotation
Sales quote menjadi aspek yang penting dalam marketing karena memiliki sejumlah manfaat, yaitu:
1. Bukti Kesepakatan Harga
Sales quote berisi informasi lengkap tentang harga produk dan jasa yang ditawarkan. Jika surat penawaran sudah ditandatangani maka dapat diambil
