Membuat shared folders di Canva menjadi langkah praktis untuk mengatur proyek desain dengan lebih terstruktur. Fitur ini sangat bermanfaat, terutama bagi tim yang bekerja secara kolaboratif, karena memungkinkan anggota tim berbagi aset desain secara mudah.
Dalam dunia digital marketing dan desain grafis, organisasi file yang rapi sangat diperlukan agar semua anggota tim dapat mengakses aset yang diperlukan tanpa kesulitan. Melalui shared folders, proses kolaborasi menjadi lebih cepat dan efisien.
Jika Anda tertarik untuk memahami cara membuat dan menggunakan shared folders di Canva, artikel ini akan membimbing Anda langkah demi langkah. Prosesnya mudah dan hasilnya sangat bermanfaat bagi kolaborasi tim yang lebih produktif.
Dengan memahami fitur ini, Anda akan dapat mengelola proyek desain dengan lebih efektif. Berikut adalah langkah-langkahnya:
5 Langkah Membuat Shared Folders di Canva dengan Mudah
1. Masuk ke Akun Canva dan Pilih Menu Folder
Langkah pertama dalam membuat shared folders di Canva adalah masuk ke akun Anda dan menuju menu “Folder.” Menu ini terletak di sidebar Canva, biasanya di bagian kiri layar, dan memungkinkan pengguna untuk membuat, mengatur, serta membagikan folder baru dengan mudah.
Setelah membuka menu tersebut, Anda dapat melihat semua folder yang pernah dibuat atau memiliki opsi untuk membuat folder baru.
Menu “Folder” ini menjadi dasar dalam mengatur seluruh aset desain yang Anda miliki. Selain menyimpan berbagai desain, Anda juga bisa memasukkan elemen grafis seperti gambar, logo, ikon, dan font.
Baca juga mengenai Cara Efektif Menggunakan Fitur Brochures di Canva
Menyimpan aset dalam folder akan membantu Anda dan tim mengakses bahan-bahan desain secara lebih cepat dan terstruktur. Hal ini sangat bermanfaat bagi tim yang bekerja secara kolaboratif dan perlu mengakses aset desain dalam waktu singkat. Jika aset sudah dikelompokkan dalam folder, setiap anggota tim dapat menemukan dan menggunakan elemen desain yang sesuai tanpa kebingungan.
2. Membuat Folder Baru dan Menambahkan Nama
Setelah membuka menu folder, langkah berikutnya adalah membuat folder baru dengan menekan tombol “Create a Folder” atau “Buat Folder.” Canva akan meminta Anda memberi nama folder tersebut, dan sebaiknya Anda memberikan nama yang deskriptif sesuai dengan isi atau tujuan folder tersebut, misalnya “Proyek Desain Tim” atau “Konten Media Sosial.”
Penamaan yang tepat sangat penting untuk memudahkan pengelolaan, terutama jika Anda atau tim memiliki banyak proyek yang berbeda. Nama folder yang deskriptif akan membantu setiap anggota tim langsung memahami isi folder tanpa harus membukanya satu per satu.
Setelah itu, Anda dapat mengatur folder ini sesuai kebutuhan, seperti menambahkan atau menghapus file, serta membuat sub-folder jika diperlukan. Dengan cara ini, proyek desain dapat terorganisir dengan lebih baik, dan akses terhadap berbagai aset menjadi lebih mudah.
3. Menambahkan Aset ke dalam Folder
Setelah folder dibuat, Anda bisa mulai menambahkan berbagai aset desain ke dalamnya. Anda dapat memasukkan desain Canva, gambar, ikon, atau elemen lain yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Untuk menambahkan file, cukup drag and drop aset dari dashboard Canva atau pilih file yang ada di dalam perangkat Anda.
Menambahkan aset ke folder akan sangat memudahkan proses desain, karena semua bahan yang diperlukan akan tersedia dalam satu tempat.
Misalnya, jika Anda bekerja dalam tim untuk sebuah kampanye pemasaran, folder ini bisa menyimpan semua gambar, font, dan logo yang diperlukan. Dengan begitu, seluruh anggota tim dapat dengan mudah menemukan elemen yang dibutuhkan tanpa harus mencari di luar platform.
4. Mengatur Izin Akses untuk Kolaborasi
Setelah folder berisi semua aset yang diperlukan, langkah berikutnya adalah mengatur izin akses agar folder bisa dibagikan kepada anggota tim. Canva memungkinkan Anda menentukan siapa saja yang bisa melihat atau mengedit isi folder. Untuk mengatur izin, buka folder, kemudian pilih opsi “Share” atau “Bagikan,” lalu masukkan email anggota tim yang ingin Anda beri akses.
Anda juga bisa memilih level akses untuk setiap anggota. Ada dua opsi: “Can View” untuk akses melihat saja dan “Can Edit” untuk akses mengedit. Hal ini membantu Anda mengatur siapa yang bisa membuat perubahan pada desain dan siapa yang hanya dapat melihat.
Pengaturan ini penting untuk menjaga integritas desain, terutama dalam proyek-proyek besar dengan banyak anggota tim. Dengan mengatur izin akses, Anda dapat memastikan bahwa hanya orang-orang yang relevan yang bisa melakukan perubahan pada desain, menjaga kolaborasi tetap aman dan produktif.
5. Mengelola dan Memantau Aktivitas di Folder
Langkah terakhir adalah mengelola dan memantau aktivitas di dalam shared folders. Canva menyediakan fitur untuk memantau perubahan yang dilakukan anggota tim, sehingga Anda bisa melihat siapa saja yang sudah melakukan modifikasi pada desain atau aset tertentu.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua anggota mengikuti panduan desain dan tidak ada yang mengubah aset secara sembarangan.
Baca juga mengenai Panduan Lengkap Membuat Business Cards di Canva
Memantau aktivitas dalam folder akan membantu Anda menjaga kualitas dan konsistensi proyek. Sebagai pemilik folder, Anda bisa meninjau ulang semua perubahan yang dilakukan oleh tim dan memberikan masukan bila diperlukan.
Ini juga memungkinkan Anda untuk mengembalikan desain ke versi sebelumnya jika terjadi kesalahan. Dengan memantau aktivitas ini, Anda dapat menjaga semua proyek tetap dalam jalur yang benar dan memastikan hasil akhir sesuai standar yang diinginkan.
Bid TIK Kepri sangat mendukung perkembangan mahasiswa di berbagai bidang, termasuk teknologi desain digital. Dengan program studi modern dan kurikulum yang relevan, mahasiswa Bid TIK Kepri dapat mengikuti perkembangan zaman serta belajar menggunakan alat desain seperti Canva secara efektif.
Di Bid TIK Kepri, mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu teori tetapi juga dilengkapi dengan praktik yang sesuai dengan dunia kerja. Selain itu, mahasiswa Bid TIK Kepri dapat bergabung dengan berbagai komunitas dan pelatihan yang mendukung minat mereka.
Hal ini memfasilitasi mahasiswa untuk mengasah keterampilan dan mempersiapkan diri lebih baik dalam industri digital. Jika Anda tertarik untuk mendalami teknologi dan desain digital, Bid TIK Kepri adalah pilihan yang tepat. DY
